ویژگی های داشبوردهای مدیریتی (قسمت اول)

تجزیه و تحلیل داده‌ها، هوش تجاری و داشبوردها در حال تبدیل شدن به ابزارهای ضروری برای مشاغلی هستند که به دنبال ارتقاء عملکرد خود و رسیدن به سود بیشتر می‌باشند. با تمام اطلاعاتی که باید در کسب و کار خود جمع‌آوری، نظارت و تجزیه و تحلیل کنید، ممکن است از خود بپرسید که آیا از داده های خود بیشترین بهره را می برید یا خیر.
داشبوردهای مدیریتی زمانی بسیار مفید هستند که فرآیندهای تصمیم گیری استراتژیک نیازمند به خلاصه کردن داده‌های پیچیده و تبدیل آن‌ها به گزارش‌های عملی باشند. با گزارش‌دهی دقیق و منظم مدیران قادر خواهند بود تا عملکرد کسب و کار را در مقایسه با معیارهای اصلی و داده‌ها و زمان واقعی مشاهده کنند. اطلاعات به‌دست‌آمده به مدیران این امکان را می‌دهد تا تصویر واضحی از سازمان خود داشته باشند، فرصت‌های تجاری را شناسایی کنند، نوع بهبودهای مدیریتی را تعیین کنند، و در نتیجه درآمد و سود بیشتری ایجاد کنند.

در مرحله ی ساخت داشبورد، شما قبلاً بخش بزرگتر کار را یعنی جمع آوری داده‌ها، تمیز کردن آن‌ها، ادغام منابع مختلف داده، و ایجاد ترکیبی از معیارهای سودمند، انجام داده‌اید. اکنون، نوبت بخش سرگرم‌کننده است!
در این‌جا، می‌توانید با خلاقیت خود یک داشبورد زیبا، خیره‌کننده و کاربردی طراحی کنید. طراحی باید به گونه‌ای باشد تا داده‌های خود را به بهترین شکل نشان داده و تجزیه و تحلیل و عملی شدن آن را آسان کنید. علاوه بر این‌ها، داشبورد باید به فرآیند تصمیم‌گیری کمک اساسی کند.
اصول طراحی داشبورد به عنوان بخشی از یک فرآیند ساختاریافته است، که ما در چند پست به اصول طراحی داشبورد می‌پردازیم تا شما با اطمینان بتوانید جامع‌ترین داشبورد را برای نیازهای تجاری شخصی خود بسازید.

• اصل اول: مخاطب خود را بشناسید.

در مورد بهترین شیوه های داشبورد در طراحی، مخاطبان شما از مهم ترین عواملی هستند که باید در نظر بگیرید. شما باید بدانید چه کسانی و برای چه اهدافی از آن استفاده می کنند تا بهترین ابزار تحلیلی را برای آن‌ها به کار گیرید. برای موفقیت در این کار، باید خود را به جای مخاطبان خود قرار دهید.

زمینه و دستگاهی که کاربران به طور مرتب به داشبورد خود دسترسی خواهند داشت، تعیین کننده‌ی سبک نمایش اطلاعات خواهد بود. آیا داشبورد در حال حرکت یا در سکوت روی میز اداری، و یا به عنوان ارائه در مقابل مخاطبان زیاد نمایش داده می‌شود؟

پیچیده نشان دادن نمودارها به ضدهدف تبدیل خواهد شد؛ به این صورت که کاربران زمان بیشتری را صرف تجزیه و تحلیل داده‌ها می‌کنند. تجزیه و تحلیل داده های نمایش داده شده بر روی داشبورد باید کامل و ارزشمند باشد، به عنوان مثال یک کاربر برای دستیابی به اطلاعات مدنظر نباید خود محاسبات بیشتری انجام دهد، زیرا هر چیزی که نیاز دارد باید به وضوح در نمودارها نمایش داده شود. همیشه سعی کنید خود را در جایگاه مخاطب قرار دهید و به دنبال جواب سوالات احتمالی در داشبورد باشید.
هم‌چنین هیچ‌گاه هدف از طراحی داشبورد را فراموش نکنید! شما این کار را به این دلیل انجام می‌دهید که می‌خواهید داده‌ها را به روشی واضح و قابل دسترس ارائه کنید که فرآیند تصمیم‌گیری را برای مخاطب خاص آسان کند. به خاطر داشته باشید که کاربر به دنبال چه داده هایی خواهد بود و چه اطلاعاتی به او کمک می کند تا وضعیت فعلی را بهتر درک کند.
اگر مخاطب سنتی‌تر است، بهتر است از طراحی‌های کمتر فانتزی استفاده کنید و چیزی را پیدا کنید که انعکاس بهتری داشته باشد. علاوه بر این امکان مقایسه معیارهای مهم با دوره‌های قبلی را برای کاربر ایجاد کنید.
شاخص‌های روندی (Trend Indicator) نشان می‌دهد چگونه مقدار یک ستون با مقدار ستون دیگر مقایسه می‌شود، و به جای بررسی کاهش یا افزایش، مشخص می‌کند عملکردها در حال بهتر یا بدتر شدن هستند. اضافه کردن این شاخص‌ها ارزش زیادتری به داشبورد خواهند داد و باعث می‌شود مخاطب کار ارايه شده شما را دوست داشته باشد.

• اصل دوم: هدف داشبورد را مشخص کنید.

هدف داشبورد باید در نزدیک‌ترین نقطه به به نیاز کاربر باشد. هر نوع داشبوردی که ایجاد کنید از طریق داده‌ها به سوالات کلیدی پاسخ می‌دهند. در اینجا، مهم است در نظر بگیرید همه داده‌های موجود برای فرآیند تحلیل مفید نیستند و اشتباه کردن در این بخش از فرآیند، می‌تواند تلاش‌های بعدی شما را بی‌معنی کند.

برای انجام درست این مرحله از کار، در نظر بگیرید که چه معیارها و مجموعه داده‌ای برای اهداف این داشبورد، ایجاد ارزش می‌کنند. پاسخ به سوالاتی مانند “دقیقاً چه داده‌هایی باید جمع‌آوری یا چه معیارهایی باید بررسی شود؟ چه کسی آن را انجام خواهد داد؟ فاصله زمانی مناسب برای بررسی یا جمع‌آوری دوباره چقدر است؟

” ممکن است شما را در جهت درست راهنمایی کند. هنگامی که درک روشنی از هدف اصلی گزارش خود داشته باشید، انتخاب شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) مناسب بسیار آسان‌تر خواهد بود.

• اصل سوم: KPI مرتبط انتخاب کنید.

شاخص های کلیدی عملکرد همیشه مهم ترین بخش یک شرکت بوده اند. بدون KPI، یک شرکت کورکورانه به سمت مسائل مدیریت عملکرد غیرقابل کنترل می رود و خطر از دست دادن کسب و کار خود را به دنبال دارد. KPI به مجموعه‌ای از اندازه‌گیری‌های قابل سنجش اشاره دارد که برای اندازه‌گیری عملکرد کلی بلندمدت یک شرکت استفاده می‌شود. KPIها به طور خاص به تعیین دستاوردهای استراتژیک، مالی و عملیاتی یک شرکت کمک می کنند؛ به ویژه در مقایسه با سایر مشاغل در همان بخش.
اما استفاده از KPI تنها چیزی نیست که یک سازمان باید روی آن تمرکز کند. انتخاب KPI مناسب و اتصال آن به دیگران برای ایجاد یک داستان داده مناسب، یکی از عناصر حیاتی است که مدیران و اعضای تیم را قادر می‌سازد تا در مسیر رسیدن به اهداف شرکت و عملکرد بهتر آن‌ها باقی بمانند.

تصور کنید KPIهای بسیار مهم را روی یک صفحه نمایش داشته باشید، جایی که همه می‌توانند داده‌های مختلف را به هم متصل کنند و با کمک یک داشبورد حرفه‌ای، در عرض چند ثانیه به هر مشکلی واکنش نشان دهند. اینجا ارزشمندترین سلاح را در برابر کاهش بهره وری و افزایش هزینه های عملیاتی یا استراتژیک خواهید داشت.
هنگامی که اهداف نهایی خود را مشخص کردید و مخاطبان هدف خود را در نظر گرفتید، می توانید بهترین KPI را برای نمایش در داشبورد خود انتخاب کنید. شاخص‌های کلیدی عملکرد شما به شکل‌دهی جهت داشبورد شما کمک می‌کند.

• اصل چهارم: با داده‌ها داستان بگویید.

طراحی داشبورد موثر هنگامی آغاز می‌شود که شروع به ساختن داستان سرایی داده‌های خود کنید. به بیان ساده، داستان سرایی داشبورد فرآیند ارائه داده ها به شیوه ای نمایشی است که کل روایت فرآیند تجزیه و تحلیل داده ها را به منظور درک مؤثر استراتژی ها و اهداف تجاری به تصویر می کشد. به عبارت دیگر، داستان سرایی کارآمد به شما کمک می‌کند پیام خود را به واضح‌ترین شکل ممکن منتقل کنید.

این یک گام اساسی است زیرا یک داستان داده موثر شکاف بین کاربران فنی و آن‌هایی که هیچ نزدیکی به تجزیه و تحلیل ندارند، کاهش می دهد.
یک تمرین خوب برای داستان سرایی داده کارآمد این است که داشبورد خود را از قبل طراحی کنید. برنامه ریزی اینکه چه نمودارهایی را با در نظر گرفتن سطح درک مخاطبان و اهداف نهایی خود قرار دهید، به شما کمک می کند تا زمانی که واقعاً ساخت داشبورد خود را شروع می کنید تمرکز بیشتری داشته باشید.

• اصل پنجم: زمینه را فراهم کنید.

بدون ارائه زمینه، متوجه نخواهید شد که آن اعداد خوب، بد، معمولی و یا غیرعادی هستند؟ بدون مقادیر مقایسه، اعداد روی داشبورد برای کاربران بی‌معنی هستند. و مهمتر از آن، آنها متوجه نمی‌شوند که آیا اقدامی لازم است یا خیر. به عنوان مثال، طراحی داشبورد مدیریتی بر معیارهای سطح بالا تمرکز می کند که به راحتی قابل مقایسه هستند و یک داستان بصری ارائه می دهند.

همیشه سعی کنید حداکثر اطلاعات را ارائه دهید، حتی اگر برخی از آنها برای شما واضح به نظر می رسد. تمام محورها و واحدهای اندازه گیری را نام ببرید و برای همه نمودارها عنوان بنویسید. به یاد داشته باشید که مقادیر مقایسه را ارائه دهید.

قانون سرانگشتی در اینجا استفاده از رایج ترین مقایسه‌ها است، مقایسه در برابر یک هدف تعیین شده، در برابر دوره قبل، یا در برابر مقدار پیش بینی شده.

• اصل ششم: همه اطلاعات را در یک صفحه قرار ندهید.

مورد بعدی در نکات طراحی داشبورد به دقت و به هدف گیری صحیح مخاطب اشاره دارد. هرگز نباید داشبوردهای یک‌اندازه ایجاد کنید و تمام اطلاعات را در یک صفحه جمع کنید. در مورد مخاطبان خود به عنوان گروهی از افراد فکر کنید که نیازهای متفاوتی دارند، برای مثال یک مدیر فروش نیازی به دیدن داده های مشابه یک متخصص بازاریابی، بخش منابع انسانی یا متخصصان تحلیل لجستیک ندارد.

اگر می‌خواهید همه داده‌ها را روی یک داشبورد قرار دهید، می‌توانید از برگه‌ها برای تقسیم کردن اطلاعات در هر موضوع استفاده کنید و یافتن اطلاعات را برای کاربران آسان‌تر کنید. ممکن است کار زیادی به نظر برسد، اما در واقع ساده‌تر از تلاش برای جمع کردن تمام داده‌ها در یک صفحه ی نمایشی است که باید برای همه جالب باشد. هنگامی که برای هر قسمت داشبورد مخصوص به خود ارائه کنید، نیاز به فیلترها، انتخاب‌گرها و آموزش به حداقل می‌رسد و یافتن یک قطعه مهم از اطلاعات بسیار آسان‌تر می‌شود.

• اصل هفتم: نوع داشبورد مناسب را انتخاب کنید.

بهترین روش دیگری که باید در نظر بگیرید این است که از نوع داشبوردی که می خواهید بر اساس هدف تحلیلی آن بسازید آگاه باشید. همانطور که در نکات قبلی ذکر شد، هر داشبورد باید برای یک گروه کاربری خاص با هدف کمک به فرآیند تصمیم‌گیری تجاری طراحی می‌شود.

اطلاعات تنها زمانی ارزشمند است که مستقیما قابل عمل باشد. کاربر دریافت کننده باید بتواند اطلاعات را در استراتژی ها و اهداف تجاری خود به کار گیرد. به عنوان یک طراح داشبورد مطمئن شوید که می‌توانید اطلاعات کلیدی را شناسایی کرده و آن‌ها را از اطلاعات غیرضروری جدا کنید تا بهره‌وری کاربران را افزایش دهید.

در اینجا چند نوع اصلی داشبورد برای فعالیت‌های تجاری آورده شده است:

• استراتژیک: داشبوردی متمرکز بر نظارت بر استراتژی‌های بلندمدت شرکت، با تجزیه و تحلیل طیف گسترده‌ای از اطلاعات حیاتی.

• عملیاتی: ابزار هوش تجاری که برای نظارت، اندازه‌گیری و مدیریت فرآیندها با مقیاس زمانی کوتاه‌تر یا فوری‌تر وجود دارد.

• تحلیلی: این داشبوردهای خاص حاوی جریان‌های بزرگی از داده‌های جامع هستند که به تحلیل‌گران اجازه می‌دهد تا تحلیل‌هایی را برای پیشرفت شرکت در سطح اجرایی به دست آورند.

• تاکتیکی: این داشبوردها از اطلاعات به بهترین وجه برای مدیریت میانی استفاده می‌کنند، و به تهیه استراتژی‌های رشد بر اساس روندها، نقاط قوت و ضعف در بخش‌ها کمک می‌کنند.

به یاد داشته باشید که داشبورد شما باید پاسخگو باشد و برای انواع صفحه نمایش مناسب باشد، اگر داشبورد شما به صورت ارائه نمایش داده می شود یا چاپ می شود، مطمئن شوید که می توانید تمام اطلاعات کلیدی را در یک صفحه داشته باشید.
در پست‌های بعدی دیگر اصول داشبوردهای مدیریتی را بررسی خواهیم کرد.